Вакансия: офис менеджер в Лабинске

обязанности
1. Организационное обеспечение:
- информирование клиентов компании по тарифам и консультирование по вопросам клиентов,
- приём телефонных звонков . Фиксирование полученной по телефону для директора и заместителей руководителя филиала информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения,
- информирование клиентов об изменениях возникающих в процессе его учебной деятельности, организации итогового контроля,
2. Документационное обеспечение:
- приём документов и личных заявлений клиентов Компании;
- прием предоплаты и оплаты за обучение клиентов ( по кассе), заполнение приходных документов;
- формирование личных дел клиентов, отслеживание задолженностей по оплате;
- заполнение документов для регистрации групп в подразделениях ГИБДД (приказы, письма, расписания, журналы, путевые листы, карточки учета вождения и др.)
- подготовка запросов и других документов для подразделений ГИБДД, касающихся клиентов Компании;
- фиксирование оттиска гербовой печати на договорах и приказах;
- работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение;
- организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;
- работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем; отправление срочных писем;
- оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей;
- по поручению директора и заместителя руководителя филиала выполнение копировально-множительных работ;
- формирование личных дел клиентов, организационных документов для каждой группы в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив.
2. Обеспечивает жизнедеятельность офиса:
- Заказ воды по мере необходимости.
- Заказ канцелярии ежеквартально.
- Организация и контроль за соблюдением сотрудниками Компании инструкции по безопасности и режима работы, установленными администрацией фирмы-арендодателя.
3. Офис-менеджер, как член трудового коллектива, обязан:
- добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, соблюдать трудовую дисциплину, своевременно и точно исполнять распоряжения администрации и непосредственного руководителя, использовать все рабочее время для производительного труда;
- качественно и в срок выполнять производственные задания и поручения;
- поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, в служебных и других помещениях, соблюдать установленный порядок хранения документов и материальных ценностей;
- эффективно использовать персональные компьютеры, оргтехнику и другое оборудование, экономно и рационально расходовать материалы и энергию, другие материальные ресурсы;
- соблюдать нормы, правила и инструкции по охране труда, производственную санитарию, правила противопожарной безопасности;
- не использовать для выступлений и публикаций в средствах массовой информации сведений, полученных в силу служебного положения, определенных специальными документами компании, как коммерческая (служебная) тайна, распространение которой может нанести вред компании или его работникам.